Entspannt dank richtigen ZeitmanagementLesezeit ~ 11 Min.

Von Torsten Seidel, aktualisiert am 28. September 2022

In der heutigen Zeit hasten wir oft von Termin zu Termin. Der Schreibtisch läuft über, oder es herrscht das Chaos auf der Baustelle oder im Unternehmen. Das kostet Kraft und wertvolle Ressourcen. Besser geht es mit einfach umsetzbaren Ratschlägen, mit denen wir künftig entspannter an unsere Aufgaben gehen können.

Effektives Zeit-Management: 7 Tipps

In diesen Beitrag möchte ich einige Praxis-Tipps vorstellen, aber noch nicht in die gänzliche Tiefe gehen. Darauf werde ich dann in den dazugehörigen Beiträgen tiefer eingehen.

Jeder von uns kennt diese Tage, in denen uns einfach alles über den Kopf wächst. Die Aufgaben werden immer mehr, oder man verliert sich zusätzlich noch in Nebensächlichkeiten. Doch mit sehr effektiven Möglichkeiten können wir künftig besser planen und unsere Aufgaben bewältigen.

Effektivität vs. Effizienz

Zunächst möchte ich einmal die beiden Begriffe „Effektivität“ und „Effizienz“ kurz beschrieben, da es immer wieder Verwechslungen gibt: Bei der Effektivität geht es um den Nutzen, ein Ziel zu erreichen. Bei der Effizienz darum, wie schnell wir dieses Ziel erreichen können.

  • Effektivität ⇾ die richtigen Dinge tun. Das sind die Dinge mit einem hohen Nutzen und hohen Effekt. Effektiv sind demnach Dinge, die uns unseren Zielen weiter voranbringen. Mit der Wichtigkeit steigt auch die Priorität der Aufgabe, die uns unserem Ziel näher bringt.
  • Effizienz ⇾ die Dinge richtig zu tun. Mit einem durchdachten Zeitmanagement Aufgaben schneller, effizienter zu erledigen. Wir wachsen mit den Aufgaben und erledigen Aufgaben schneller, sind also effizienter geworden. Hilfreich können hier auch Tools, unterstützende Apps und Technik sein.

7 Ratschläge, Aufgaben besser zu organisieren

Die folgenden sieben Ratschläge werden uns künftig unterstützen, den Tag besser zu organisieren.

Aufgaben notieren und verbinden

Es gibt bekanntlich nicht wenige Aufgaben, die gern aufgeschoben werden. Doch diese Aufgabe wird nicht aus dem Kopf gehen, bis sie erledigt ist. Eine unschöne Aufgabe aufschieben kostet vielmehr sogar Energie, die anderweitig besser angelegt wäre. Ein weiterer Tipp ist dieser: gleiche Aufgaben verbinden. Oft agieren wir ohne Plan durcheinander anstatt zu überlegen und Aufgaben zu verbinden. Das spart Zeit und oft auch Hektik.

Aufgaben immer in einer Liste erstellen und terminieren. Warum, zeige ich im letzten Punkt. Wird eine Aufgabe nicht geschafft oder nicht vollständig abgeschlossen, wird sie in den nächsten Tag übernommen. Gern lassen wir solche Dinge unter dem Tisch fallen und schieben sie auf, vor allem wenn sie nicht zu unseren liebsten Aufgaben gehören.

Ablenkungen vermeiden

Ablenkungen abstellen. Wir können oft gar nicht bei einer Aufgabe länger bleiben, weil es ständig Unterbrechungen gibt. Das Telefon klingelt, eine E-Mail kommt rein, Windows oder das Smartphone hat eine Benachrichtigung, eine WhatsApp- oder Telegram-Nachricht kommt oder Kollegen, die ins Büro kommen. Doch nach jeder Störung dauert es eine längere Zeit, bis wieder in die Konzentration zurückgefunden wird.

Während konzentrierte Aufgaben anliegen, müssen deshalb Ablenkungsquellen konsequent abgestellt werden. Ich schließe dann mein E-Mail-Programm. Auch das Smartphone wird des Schreibtischs verwiesen und Klingeltöne für Nachrichten (oder komplett, je nach Situation) werden abgestellt. Das Smartphone ist heute die größte Stör-Quelle. Schon die Anwesenheit auf dem Schreibtisch kann ablenken.

In Unternehmen können ggf. andere Kollegen Telefonate in Empfang nehmen. In Einzelbüros kann zudem ein Hinweis an der Tür angebracht werden, dass man gerade nicht gestört werden möchte.

Pareto und das 80/20-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist eine interessante Erkenntnis. Der Italiener Wilfried Fritz Pareto lebte 1848 bis 1923 und war Ingenieur, Ökonom und Soziologe. Im Zuge einer Analyse für eine Bank im Jahr 1906, untersuchte er die Verteilung des Grundbesitzes in Italien. Dabei stellte er fest, dass ca. 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen. Im Jahr 1989, also lange nach Pareto, fand man heraus, dass rund 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Weltvermögens besitzen.

Das Pareto-Prinzip ist also kein Zufall, sondern in vielen Bereichen gegenwärtig. Wer hätte gedacht, dass 80 % des Umsatzes durch 20 % des Sortiments generiert werden, mit wiederum 20 % der Kunden? Oder dass 80 % des Straßenverkehrs auf 20 % der Straßen geführt werden? In dem für uns wichtigen Bereich der Stressbewältigung werden 80 % des Umsatzes (oder des Erfolgs) mit 20 % des Aufwands erzielt, wenn richtig geplant wird. Mit wenig Aufwand soll viel Wirkung erzeugt werden.

Wichtig ist die Beantwortung folgender zwei Fragen: Was kostet mich viel Energie? Und was nützt mir sehr viel? Nicht immer das, was laut im Vordergrund steht, ist auch zwingend das Wichtigste. Das A und O sind richtig gesetzte Prioritäten, um aus dem Hamsterrad herauszukommen.

Prioritären richtig setzen

Richtig priorisieren fällte vielen schwer. Im Grunde priorisieren wir den ganzen Tag unbewusst, setzen also eine Art „Ranking“ der Dinge, die wir erledigen (müssen). Bewusst jedoch ist es oft eine Herausforderung nach Wichtigkeit zu sortieren. Wir sitzen gerade an einer konzentrierten Aufgabe und eine E-Mail kommt rein oder das Telefon klingelt. Widmen wir uns nun dem „Zwischenruf“, setzen wir augenblicklich die Prioritäten neu, obwohl unsere Aufgabe noch gar nicht abgeschlossen war.

„Prio“ bedeutet im lateinischen „Vor“. Wir ziehen also die Wichtigkeit einer Aufgabe vor, in dem Fall die Mail, die vielleicht nur SPAM war. Eine Hilfe bietet hier das noch später vorgestellte Eisenhower-Prinzip.

Mit der Pomodoro-Technik entspannter arbeiten

Entspannt dank richtigen Zeitmanagement
Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist ein tolles Tool für den Arbeitsalltag, die auf den Italiener Francesco Cirillo zurückgeht. Dabei wird immer 25 Minuten eine konzentrierte Aufgabe erledigt. Danach gibt es ca. 5 Minuten Pause, bis die nächsten 25 Minuten folgen. Diese Reihenfolge wiederholt sich 4 Mal, danach gibt es eine längere Pause von 25 bis 30 Minuten. Cirillo stoppte damals die Zeit mit einem Küchenwecker, der eine Tomate ähnlich sah. Tomate heißt auf Italienisch „Pomodoro“.

Diese Technik ist freilich nicht überall umsetzbar. Doch gerade als Solo-Selbstständiger oder im Home-Office sowie beim Studieren kann es eine tolle Möglichkeit sein, nicht in der Dauerbelastung zu landen oder sich zu verzetteln. Unterstützt wurde ich von der App „Clockwork Tomato“ für Android, iPhone wird ähnliche Apps anbieten.

Das ALPEN Modell

Das ALPEN-Modell verhilft uns dazu, Aufgaben und Dinge besser zu ordnen und organisieren. Folgende Bedeutung steht hinter der Abkürzung:

  • A wie Aufgabe – Alle Aufgaben müssen zunächst notiert werden, wie im ersten Punkt erläutert.
  • L wie Länge der Aufgabe – Wie lang werden die einzelnen Punkte auf dem Zettel dauern? Die Zeit schreiben wir hinter der Aufgabe.
  • P wie Puffer – Schnell wird man durch Unterbrechungen aus der Aufgabe herausgeholt. Deshalb hat sich ein Zeit-Puffer von ca. (oder mindestens) 30 % etabliert.
  • E wie Entscheidung – Aufgaben priorisieren. Dabei sollte immer auch unser BIO-Rhythmus berücksichtigt werden. Konzentriertes Arbeiten fällt vielen nach dem Mittagessen schwer – Auch können Aufgaben in Blöcke unterteilt und zusammengefasst werden.
  • N wie Nachbereitung – Was nicht abgearbeitet wurde, muss in die Liste für den nächsten Tag eingetragen werden.

Die Eisenhower-Matrix

Eines der größten Potenziale liegt in der Eisenhower-Matrix. Dwight Eisenhower war der 34. Präsident der USA (1953 bis 1961). Auf ihm geht folgendes Zitat zurück:

Es gibt zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die Dringenden sind nie wichtig und die Wichtigen nie dringend.

Die Matrix dahinter

Die Eisenhower-Matrix ordnet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Quadranten ein. Die x-Achse betrifft die Dringlichkeit, die y-Achse die Wichtigkeit. Aufgaben werden dann in vier Bereiche A, B, C, D eingeordnet.

Schaubild, Eisenhower
Die Eisenhower-Matrix
  1. Bereich A – Aufgaben, die dringend UND wichtig sind.
  2. Bereich B – Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind.
  3. Bereich C – Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind.
  4. Bereich D – Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind.

Aufgaben müssen nun konsequent zugeordnet werden. Ist die Aufgabe wirklich dringend und zugleich wichtig, dass sie sofort erledigt werden muss? Oder gibt es noch ein Zeitfenster? Erledige ich bestimmte Aufgaben „nur“ gern, anstatt es meine Kernaufgabe ist? Kann ich Aufgaben delegieren, wie es in „C“ oft der Fall ist, oder sollte ich unnötige Dinge eliminieren, wie oft in „D“.

Ich werde auf dieses Modell noch gesondert eingehen, da es hier viel zu sagen gibt und hier in dieser ersten Übersicht den Rahmen sprengen würde

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Torsten Seidel Hier schreibt: Torsten Seidel
Gesundheits-Blogger mit Ausbildung zum ganzheitlichen Gesundheitsberater (fachliche Bez.: »Fachkompetenz für holistische Gesundheit«) mit Spezialisierung in Stressmanagement (IHK). Mehr Informationen in »Über mich«. Gern beantworte ich auch Leserfragen. | Beiträge abonnieren mit RSS-Feed.

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